Taloyhtiön verkkosivu omatoimisessa isännöinnissä

Pieni taloyhtiö tarvitsee harvoin laajaa verkkosivustoa. Yksi selkeä julkinen sivu, jolta löytyvät yhtiön perustiedot, tärkeimmät linkit ja yhteydenottoreitti, voi kuitenkin vähentää toistuvia kysymyksiä hallitukselle ja helpottaa tiedon siirtymistä, kun hallitus vaihtuu. Tärkeintä on päättää etukäteen, mitä sivulle kuuluu ja kuka sitä pitää ajan tasalla.

Mihin taloyhtiön julkinen sivu auttaa?

Julkinen yhtiösivu vastaa kolmeen tarpeeseen. Ensinnäkin asukas tai osakas löytää perustiedon itse, eikä hänen tarvitse kysyä sitä naapurilta tai hallituksen puheenjohtajalta. Toiseksi ulkopuolinen, esimerkiksi huoltoyhtiö, asunnon ostaja tai uusi asukas, näkee luotettavat perustiedot yhtiöstä. Kolmanneksi hallituksen viestintä helpottuu, kun usein kysytyt asiat ja tärkeät linkit ovat samassa paikassa.

Sivu on yhtiön käyntikortti ja linkkilista. Se ei ole paikka päätöksenteolle, sisäiselle keskustelulle eikä asiakirjojen säilyttämiselle.

Jos yhtiöllä on jo verkkosivu, kysymys ei ole sen vaihtamisesta vaan siitä, onko sivu ajan tasalla ja tietääkö joku, kuka sitä ylläpitää. Toimivaa sivua ei kannata korvata pelkästään siksi, että uusi on tarjolla. Jos taas tieto on levinnyt useaan paikkaan, yksi selkeä sivu voi olla helpompi pitää kunnossa.

Mitä sivulla kannattaa julkaista?

Aloittakaa siitä, mitä sivulla vieraileva ihminen yleisimmin etsii. Hyvä peruspaketti on lyhyt:

• yhtiön nimi, osoite ja y-tunnus
• yhteydenottoreitti ja tieto siitä, kuka viestit vastaanottaa
• linkit palveluihin, joita asukkaat oikeasti käyttävät, esimerkiksi huoltoyhtiön vikailmoitukseen tai yhtiön omiin varauspalveluihin
• linkki suojattuun palveluun, jossa osakkaille tarkoitetut asiakirjat säilytetään
• lyhyet yleisohjeet, jos ne ovat jo olemassa ja hyväksytty

Kirjoittakaa sivulle vain sellaista tietoa, joka on julkista ja jonka joku varmasti pitää ajan tasalla. Vanhentunut tieto on pahempi kuin puuttuva tieto. Pitäkää teksti lyhyenä ja kirjoittakaa se asukkaan kielellä, sillä isännöinnin sisäistä sanastoa ei tarvita, kun tavallinen sana riittää.

Yhteydenottoreitin osalta kannattaa sopia, kuka viestit lukee. Käyttäkää mieluummin tehtäväpohjaista osoitetta kuin yksittäisen hallituksen jäsenen henkilökohtaista osoitetta, jotta viestit eivät jää odottamaan, kun henkilö vaihtuu.

Mitä sivulle ei kuulu?

Julkinen sivu näkyy kaikille, myös hakukoneille. Siksi sinne ei pidä laittaa asukas- tai osakasluetteloita, yksittäisten asukkaiden nimiä tai asioita, hallituksen sisäisiä pöytäkirjoja tai keskusteluja, salasanoja ja tunnuksia eikä hallituksen jäsenten yksityisiä yhteystietoja. Jos asiakirja on tarkoitettu vain osakkaille, sen paikka on suojattu palvelu eikä julkinen verkkosivu.

Hyvä tarkistuskysymys on: haluaisinko nähdä tämän tiedon hakutuloksissa? Jos vastaus on ei, tieto ei kuulu julkiselle sivulle.

Ohjatkaa asukas oikeaan kirjautumiseen

Julkisella sivulla ei kirjauduta, vaan se kertoo, minne kirjaudutaan. Jos yhtiöllä on suojattu asiakirja- tai asukaspalvelu, sivulle kannattaa laittaa linkki sen kirjautumissivulle. Tarkistakaa, että linkki vie kirjautumiseen eikä suoraan tiedostoon. Jos suojattua palvelua ei ole, älkää jättäkö sivulle linkkiä, joka ei johda mihinkään. Kertokaa mieluummin lyhyesti, miten osakas saa tarvitsemansa asiakirjan. Kirjautumislinkin viereen kannattaa merkitä, kenen puoleen asukas voi kääntyä, jos tunnukset puuttuvat, jotta hallituksen jäsenet eivät saa yksittäisiä tukipyyntöjä omiin viesteihinsä.

Verkkosivu ei korvaa osakkaille annettavia virallisia ilmoituksia, kiireellisiä ilmoituskanavia eikä hallituksen velvollisuuksia. Ne hoidetaan yhtiössä sovitulla tavalla. Sivu voi toistaa ohjeen, mutta se ei saa olla ainoa paikka, jossa ohje on.

Kolme esimerkkiä arjesta

Uusi asukas muuttaa taloyhtiöön ja haluaa tietää, mihin vikailmoitus tehdään ja miten yhtiön palveluihin pääsee. Ilman sivua hän kysyy hallituksen jäseneltä tai naapurilta. Kun sivulla on yhteydenottoreitti ja tärkeimmät linkit, hän löytää vastauksen itse eikä hallituksen tarvitse selittää samaa jokaiselle uudelle asukkaalle.

Toisessa tilanteessa hallitus vaihtuu yhtiökokouksessa. Uusi puheenjohtaja saa kansiot ja avaimet, mutta sivun yhteystiedoissa on yhä edellisen hallituksen osoite. Viestit menevät väärään paikkaan, eikä kukaan huomaa sitä viikkoihin. Siksi hallituksen luovutuslistaan kannattaa lisätä oma rivi: kuka päivittää sivun yhteystiedot ja linkit, ja kuka on hänen varahenkilönsä.

Kolmannessa tilanteessa huoltoyhtiön työntekijä tulee kohteeseen ja tarvitsee yhtiön osoitteen ja yhteyshenkilön. Kun sivulla on tehtäväpohjainen yhteydenottoreitti, hänen ei tarvitse soitella asukkaille tai etsiä hallituksen jäsenten numeroita.

Tarkistuslista ylläpitoon ja luovutukseen

Käykää lista läpi hallituksen vaihtuessa ja muulloinkin säännöllisesti, esimerkiksi kerran vuodessa:

1. Kuka vastaanottaa yhteydenottolomakkeen viestit, ja onko osoite edelleen voimassa?
2. Kuka päivittää yhteystiedot ja linkit, ja kuka on varahenkilö?
3. Toimivatko kaikki linkit myös puhelimella?
4. Onko sivulla vain julkista tietoa eli ei nimiä, luetteloita, pöytäkirjoja eikä salasanoja?
5. Vievätkö kirjautumislinkit oikeaan suojattuun palveluun?
6. Onko yhtiöllä jo toinen verkkosivu, jonka kanssa tiedot voivat mennä ristiin?

Kirjatkaa lista yhtiön luovutusasiakirjaan tai muistioon, älkää vain yksittäisen hallituksen jäsenen muistiin. Näin tieto sivun sisällöstä, päivittäjästä ja linkkien kohteista siirtyy seuraavalle hallitukselle samalla tavalla kuin muu yhtiön aineisto. Sopikaa myös, miten muutos pyydetään tehtäväksi, jos linkki rikkoutuu kesken vuoden.

Verkkosivu Omatoimi-isännöinnissä

Omatoimi-isännöinnin peruspalveluun kuuluu haluttaessa yksinkertainen taloyhtiön verkkosivu. Se on valinnainen: jos yhtiöllä on jo toimiva sivu, se voi säilyä, ja uuden sivun voi pitää pois päältä. Yhteydenottolomakkeen vastaanottaja sovitaan käyttöönotossa taloyhtiön hallituksen tai edustajan kanssa. Viestejä ei ohjata automaattisesti KH:n asiakaspalveluun.

Omatoimi-isännöintiin ei kuulu KH Asukaspalvelua. Jos hallitus tarvitsee yleistä sähköistä taloyhtiö- ja asumisneuvontaa, KH Helperin voi valita maksulliseksi lisäpalveluksi, ja sen ajantasainen hinta löytyy Omatoimi-isännöinnin hinnastosta. KH Helper ei ole nimetty isännöitsijä eikä palvelun vastuuhenkilö. Sivun julkaistavasta sisällöstä ja päivittäjästä kannattaa sopia selvästi jo käyttöönotossa.

Palvelun sisältö ja rajaukset löytyvät Omatoimi-isännöinnin palvelusivulta. Hallituksen yleisistä tehtävistä Omatoimissa kertoo erikseen artikkeli Omatoimi-isännöinti: mitä taloyhtiö hoitaa itse?. Teknisestä toteutuksesta kerrotaan lisää KoHen verkkosivut -sivulla. Jos haluatte keskustella siitä, sopiiko sivu teidän yhtiöllenne, ottakaa yhteyttä.

Usein kysyttyä taloyhtiön verkkosivusta

Tarvitseeko pieni taloyhtiö verkkosivua?

Ei välttämättä. Sivusta on hyötyä, jos samat kysymykset toistuvat tai jos tieto katoaa hallituksen vaihtuessa. Jos yhtiöllä on jo toimiva sivu, uutta ei tarvita.

Mitä taloyhtiön julkiselle sivulle ei pidä laittaa?

Julkiselle sivulle ei pidä laittaa asukas- tai osakasluetteloita, yksittäisten asukkaiden tietoja, hallituksen sisäisiä pöytäkirjoja, salasanoja eikä jäsenten yksityisiä yhteystietoja. Osakkaille tarkoitetut asiakirjat kuuluvat suojattuun palveluun.

Korvaako verkkosivu virallisen tiedottamisen?

Ei korvaa. Verkkosivu on lisäkanava perustiedoille ja linkeille. Viralliset ilmoitukset, kiireelliset ilmoitukset ja hallituksen velvollisuudet hoidetaan yhtiössä sovitulla tavalla.

Sisältyykö verkkosivu Omatoimi-isännöintiin?

Kyllä, valinnaisena osana peruspalvelua. Vastaanottaja sovitaan käyttöönotossa hallituksen tai edustajan kanssa. Lisätietoa on Omatoimi-isännöinnin palvelusivulla.