Omatoimi-isännöinti – mitä taloyhtiö hoitaa itse?

Omatoimi-isännöinti sopii taloyhtiölle, jonka hallitus haluaa hoitaa hallinnon itse mutta tarvitsee toimivat välineet sähköiseen laskutukseen. KH tarjoaa palvelussa oman taloyhtiölaskutuksen teknologian ja normaalin teknisen käyttötuen. Hallitus vastaa edelleen taloyhtiön päätöksistä, hallinnosta ja talouden käytännön hoitamisesta.

Kyse ei ole pelkän ohjelmiston ostamisesta eikä ohjelmiston ja erillisen isännöintisopimuksen yhdistelmästä. Taloyhtiö ostaa Omatoimi-isännöinnin palvelun, jonka työnjako on tarkoituksella erilainen kuin tavallisessa isännöintipalvelussa. Siksi hallituksen kannattaa arvioida ennen sopimusta, onko sillä riittävästi aikaa, osaamista ja jatkuvuutta tehtävien hoitamiseen.

Selkeä työnjako on omatoimisen mallin tärkein edellytys. Kun jokainen tietää, mitkä tehtävät kuuluvat hallitukselle ja mitä KH:lta saa, arjen asioita ei jätetä väärän oletuksen varaan.

Mitä Omatoimi-isännöinti tarkoittaa?

Omatoimi-isännöinnissä taloyhtiön hallitus pitää hallinnon omissa käsissään. Hallitus valmistelee asiat, tekee päätökset ja huolehtii siitä, että päätökset pannaan täytäntöön. Se vastaa myös taloushallinnon järjestämisestä ja siitä, että yhtiön asiakirjat pysyvät kunnossa.

KH:n tehtävänä on tarjota sähköiseen taloyhtiölaskutukseen tarvittava teknologia ja sen normaali tekninen käyttötuki. Palvelu helpottaa laskutuksen käytännön järjestämistä, mutta se ei siirrä hallituksen vastuulla olevia tehtäviä KH:lle. Omatoimi ei siis ole täyden palvelun isännöinti kevyemmällä nimellä, vaan aktiiviselle hallitukselle rakennettu oma palvelumalli.

Työnjaon pitää näkyä myös arjessa. Hallituksen on tiedettävä, kuka seuraa eräpäiviä, kuka hoitaa kirjanpidon, kuka valmistelee kokoukset ja missä päätökset sekä sopimukset säilytetään. Jos nämä kysymykset ovat avoinna, ne kannattaa ratkaista ennen palvelun aloittamista.

Millaiselle taloyhtiölle malli sopii?

Omatoimi sopii parhaiten taloyhtiölle, jossa hallitus toimii aktiivisesti ja tehtävät voidaan jakaa nimetyille henkilöille. Yhden jäsenen ei tarvitse osata kaikkea, mutta hallituksen pitää yhdessä pystyä huolehtimaan hallinnosta, kirjanpidosta, maksuliikenteestä ja kokouksista.

Malli voi olla toimiva, kun hallituksen jäsenet tuntevat yhtiön tilanteen, viestivät keskenään säännöllisesti ja säilyttävät asiakirjat järjestelmällisesti. Myös jatkuvuutta tarvitaan. Jos vain yksi henkilö tuntee talouden ja käytännöt, hänen poissaolonsa voi pysäyttää asioiden etenemisen.

Omatoimi ei yleensä ole paras vaihtoehto, jos hallitus haluaa ulkoistaa talouden hoitamisen, tarvitsee jatkuvaa henkilökohtaista neuvontaa tai odottaa nimetyn isännöitsijän ottavan vastuun arjen tehtävistä. Silloin toinen palvelumalli voi olla selkeämpi sekä hallitukselle että osakkaille.

Mitä hallitus hoitaa itse?

Hallitus vastaa Omatoimessa taloyhtiön hallinnosta ja käytännön koordinoinnista. Se valmistelee kokoukset, huolehtii päätösten tekemisestä ja seuraa, että sovitut toimet etenevät. Hallitus järjestää myös osakkaille ja asukkaille tarvittavan viestinnän.

Kirjanpito ja maksuliikenne jäävät taloyhtiön hoidettaviksi. Käytännössä hallituksen pitää sopia, kuka tekee kirjanpidon, kuka käsittelee ja hyväksyy laskut, kuka seuraa suorituksia ja miten puuttuviin maksuihin reagoidaan. Vastuut voidaan jakaa hallituksen jäsenille tai tehtäviin voidaan hankkia erillistä apua, mutta ne eivät siirry KH:lle Omatoimi-palvelun perusteella.

Hallituksen vastuulla ovat myös asiakirjat. Pöytäkirjat, sopimukset, talousaineisto ja muut yhtiön päätöksentekoon liittyvät tiedot pitää nimetä ja säilyttää niin, että ne löytyvät myös hallituksen vaihtuessa. Hyvä dokumentointi helpottaa sekä vuosittaista päätöksentekoa että uuden hallituksen perehdytystä.

Mitä palveluun kuuluu ja mitä sen ulkopuolelle jää?

Omatoimi-isännöintiin kuuluvat KH:n sähköinen taloyhtiölaskutuksen teknologia ja normaali tekninen käyttötuki. Tekninen tuki auttaa palvelun käyttämisessä. Se ei tarkoita jatkuvaa henkilökohtaista isännöinnin neuvontaa tai taloyhtiön hallinnon hoitamista.

Palveluun eivät kuulu nimetty isännöitsijä, jatkuva hallinto, kirjanpito, KH:n hoitama maksuliikenne, jatkuva henkilökohtainen isännöintipalvelu, maksuton kuukausittainen työkiintiö tai KH Asukaspalvelu. Tilinpäätös ei kuulu Omatoimen tavalliseen sisältöön, ellei siitä ole erikseen sovittu voimassa olevissa palveluehdoissa.

Tarvittaessa taloyhtiö voi hankkia lisäpalveluja erikseen. Niiden sisältöä tai hintaa ei kannata päätellä vanhasta sopimuksesta tai blogitekstistä. Ajantasaiset tiedot löytyvät hinnastosta ja Omatoimi-isännöinnin palvelusivulta.

Mitä kannattaa sopia ennen palvelun aloittamista?

Ennen aloitusta hallituksen kannattaa kirjoittaa työnjako näkyviin. Lyhytkin tehtävälista ehkäisee tilanteita, joissa kaikki luulevat jonkun muun hoitavan asian.

1. Nimetkää vastuuhenkilöt kirjanpidolle, laskujen käsittelylle, maksuliikenteelle ja asiakirjoille.
2. Sopikaa, miten kokoukset valmistellaan, kuka laatii pöytäkirjat ja miten päätökset viedään käytäntöön.
3. Päättäkää, missä yhtiön sopimukset, pöytäkirjat ja talousaineisto säilytetään.
4. Varmistakaa, että vähintään kaksi henkilöä tuntee keskeiset käytännöt ja pääsee tarvittaviin tietoihin.
5. Käykää läpi palvelun rajat ja sopikaa mahdollisista lisäpalveluista kirjallisesti.

Työnjakoa kannattaa tarkastella aina hallituksen vaihtuessa ja silloin, kun yhtiössä alkaa tavallista suurempi hanke. Omatoiminen malli voi edelleen olla sopiva, mutta tilapäinen lisäapu on hyvä sopia ennen kuin tekemättömät tehtävät alkavat kasautua.

Milloin Kirjanpito tai Kevyt isännöinti on parempi?

Taloyhtiön kirjanpito sopii tilanteeseen, jossa taloyhtiö haluaa KH:n hoitavan kirjanpidon, KH:n omalla järjestelmällä tehtävän vastike-, vuokra- ja käyttömaksulaskutuksen sekä muut sovitut taloushallinnon tehtävät, mutta hallitus hoitaa edelleen hallinnon. Taloyhtiö hyväksyy ja maksaa ostolaskut itse. Taloyhtiön kirjanpito -palvelussa KH ei hoida verkkopankkia tai muuta maksuliikennettä. Easor veloittaa taloyhtiöltä oman hinnastonsa mukaiset maksut erikseen. Jos laskut halutaan hyväksyä ja maksaa Easorissa, taloyhtiö hankkii sopivan maksullisen Easor-sopimuksen ja hoitaa hyväksymisen sekä maksamisen itse Easorissa.

Kevyt isännöinti on luontevampi vaihtoehto, kun KH:n halutaan hoitavan talouden lisäksi taloyhtiön normaalia jatkuvaa hallintoa. Hallitus pysyy aktiivisena ja hoitaa yleensä omat kokouksensa, mutta tavallisen arjen hallinto ja taloushallinto eivät jää sen järjestettäviksi.

Valinta kannattaa tehdä sen perusteella, mitä hallitus aidosti haluaa ja pystyy hoitamaan. Jos vastuunjako on vielä epäselvä, palvelujen sisältöihin voi tutustua rauhassa ja kysyä sopivasta mallista. Tärkeintä on valita työnjako, joka tunnetaan etukäteen ja joka toimii myös hallituksen jäsenten vaihtuessa.

Usein kysyttyä Omatoimi-isännöinnistä

Mitä Omatoimi-isännöinti tarkoittaa?

Omatoimi-isännöinti on aktiivisen hallituksen palvelumalli. Hallitus hoitaa taloyhtiön hallinnon ja talouden, ja KH tarjoaa sähköisen taloyhtiölaskutuksen teknologian sekä normaalin teknisen käyttötuen.

Sisältyykö Omatoimi-isännöintiin nimetty isännöitsijä?

Ei sisälly. Hallitus vastaa itse taloyhtiön hallinnosta, päätöksistä ja käytännön tehtävien järjestämisestä.

Sisältyvätkö kirjanpito ja tilinpäätös palveluun?

Kirjanpito ei kuulu Omatoimi-isännöintiin. Tilinpäätös sisältyy vain, jos siitä on erikseen sovittu voimassa olevissa palveluehdoissa.

Mistä löytyvät ajantasaiset palvelu- ja hintatiedot?

Palvelun nykyinen sisältö löytyy Omatoimi-isännöinnin palvelusivulta ja ajantasaiset hinnat hinnastosta.