Isännöinnin kirjanpidon ulkoistus
Isännöinnin kirjanpidon ulkoistus kiinnostaa erityisesti pieniä taloyhtiöitä, joissa hallitus hoitaa muuten paljon itse. Tässä artikkelissa käydään läpi, mitä kannattaa ulkoistaa ja miksi.
Isännöinnin kirjanpidon ulkoistus kiinnostaa erityisesti pieniä taloyhtiöitä, joissa hallitus hoitaa muuten paljon asioita itse. Usein taustalla on sama tilanne: täyden palvelun isännöinti tuntuu liian raskaalta, mutta kirjanpitoa ei haluta jättää oman ajan ja muistin varaan.
Silloin kannattaa erottaa kaksi asiaa toisistaan. Kaikkea hallintoa ei tarvitse ulkoistaa, mutta kirjanpito, vastikelaskutus ja lakisääteiset velvoitteet ovat usein juuri niitä asioita, joissa selkeä ulkoistus tuo eniten turvaa.
Mitä isännöinnin kirjanpidon ulkoistus tarkoittaa käytännössä?
Kirjanpidon ulkoistus tarkoittaa käytännössä sitä, että taloyhtiön talouden perusasiat annetaan ulkopuolisen hoidettavaksi.
Tähän voi kuulua esimerkiksi:
- kirjanpidon käytännön ylläpito
- vastikelaskutus
- tilinpäätöksen valmistelu
- viranomaisilmoitukset
- talouden dokumentointi
Hallitus voi silti säilyttää päätösvallan ja seurata taloyhtiön taloutta normaalisti.
Katso myös pienen taloyhtiön kirjanpito.
Miksi pieni taloyhtiö ulkoistaa juuri kirjanpidon?
Pienessä taloyhtiössä hallitus pystyy usein hoitamaan osan arjen asioista itse. Kirjanpidossa ongelma on se, että sen pitää olla jatkuvasti oikein, vaikka aikaa olisi vähän.
Siksi juuri kirjanpito ulkoistetaan usein ensin. Tyypillisiä syitä ovat:
- hallituksella ei ole riittävästi aikaa
- vastikelaskutus halutaan hoitaa luotettavasti
- talousasioita ei haluta yhden henkilön varaan
- tilinpäätös ja viranomaisilmoitukset halutaan tehdä järjestelmällisesti
Mitä hallitus voi tehdä itse?
Kirjanpidon ulkoistus ei tarkoita, että hallitus luopuisi omasta roolistaan.
Hallitus voi edelleen:
- tehdä päätökset
- seurata talouden kokonaisuutta
- hyväksyä laskuja ja linjauksia
- ohjata taloyhtiön toimintaa
Ulkoistus toimii hyvin silloin, kun käytännön työ ja päätöksenteko erotetaan toisistaan selkeästi.
Tästä näkökulmasta kannattaa lukea myös isännöitsijän tehtävät pienessä taloyhtiössä.
Milloin kirjanpidon ulkoistus on järkevä ratkaisu?
Ulkoistus on usein järkevä ratkaisu silloin, kun:
- taloyhtiö on pieni mutta hallituksen aika on rajallinen
- kirjanpito on tähän asti hoidettu itse ja kuorma kasvaa
- vastikelaskutus halutaan pois käsityöstä
- lakisääteiset velvoitteet halutaan saada luotettavasti kuntoon
Monelle pienelle taloyhtiölle tämä on kevyin tapa saada taloushallinto järjestykseen ilman raskasta palvelurakennetta.
Onko kirjanpidon ulkoistus sama kuin täysi isännöinti?
Ei ole.
Pienessä taloyhtiössä kirjanpidon ulkoistus voi olla rajattu osa laajempaa kokonaisuutta. Hallitus voi edelleen hoitaa osan arjen koordinoinnista itse, vaikka kirjanpito ja vastikelaskutus ulkoistetaan.
Tämä on usein käytännöllinen ratkaisu silloin, kun haetaan selkeää palvelumallia eikä täyttä isännöintipakettia.
Tutustu myös kevyeen isännöintiin.
Mitä hyötyä ulkoistamisesta on?
Hyödyt näkyvät usein siinä, että:
- talous hoidetaan järjestelmällisemmin
- vastikelaskutus ei jää hallituksen oman ajan varaan
- hallitus voi keskittyä päätöksiin eikä jatkuvaan ylläpitoon
- riskit pienenevät, kun käytännön työ ei ole yhden ihmisen muistissa
Monessa pienessä taloyhtiössä tämä riittää jo pitkälle.
Yhteenveto
Isännöinnin kirjanpidon ulkoistus on usein järkevä ratkaisu silloin, kun hallitus haluaa pitää kulut kurissa mutta ei halua ottaa taloushallinnon käytännön riskiä omalle vastuulleen.
Kun kirjanpito, vastikelaskutus ja lakisääteiset velvoitteet halutaan hoitaa oikein, rajattu ulkoistus tai kevyt isännöinti voi olla pienelle taloyhtiölle käytännöllinen ja kustannustehokas ratkaisu.
Ota seuraava askel
Ota yhteyttä, niin arvioidaan sopiiko kevyt isännöinti taloyhtiöllenne.
FAQ
Mitä isännöinnin kirjanpidon ulkoistus tarkoittaa?
Se tarkoittaa sitä, että kirjanpidon käytännön työ, vastikelaskutus ja muut taloushallinnon perusasiat annetaan ulkopuolisen hoidettavaksi.
Mitä hallitus voi silti tehdä itse?
Hallitus voi edelleen tehdä päätökset, seurata taloutta ja ohjata taloyhtiön toimintaa.
Milloin kirjanpidon ulkoistus on järkevä ratkaisu?
Usein silloin, kun hallitus haluaa keventää omaa kuormaansa mutta varmistaa, että talousasiat hoidetaan oikein.
Lue seuraavaksi aiheeseen liittyvät oppaat
Kirjanpidon ulkoistusta pohtivalle hallitukselle hyödyllisiä ovat myös vastuunjakoa, hintaa ja pienen taloyhtiön kirjanpitoa käsittelevät oppaat.
Seuraava askel taloyhtiöllenne
Jos haluatte selvittää, sopiiko kevyt isännöinti juuri teidän taloyhtiöllenne, voitte pyytää tarjouksen tai tutustua palvelun sisältöön ja hinnoitteluun tarkemmin.
Lue myös
Vuosikello näyttää pienen taloyhtiön hallitukselle, mitä tehtäviä toistuu vuoden eri vaiheissa. Katso käytännön esimerkki ja vinkit oman vuosikellon rakentamiseen.
Vastikelaskutus koostuu laskutusperusteista, laskujen lähettämisestä, suoritusten kohdistamisesta ja saatavien seurannasta. Katso, mitä hallitus voi hoitaa itse ja milloin laskutus kannattaa siirtää palveluun.
Omatoimi-isännöinnissä hallitus vastaa taloyhtiön hallinnosta ja käyttää KH:n sähköisen laskutuksen työkaluja sekä teknistä tukea.
Kainuun pienissä taloyhtiöissä hallitus hoitaa usein paljon itse, mutta kirjanpito, vastikelaskutus ja hallinnon velvoitteet kannattaa silti järjestää selkeästi.